تنظیم صورتجلسات

صورتجلسه اداری عبارت است از نامه‌ای که در آن خلاصه‌ای از مذاکرات و نظرات شرکت‌کنندگان در جلسه‌ای رسمی، جهت ثبت، تایید و نگهداری، تهیه می‌گردد.
صورت‌جلسه تهیه شده در پایان باید به امضای تمام افراد شرکت‌کننده در جلسه برسد. سپس با امضا و تایید مقام یا مقامات مسئول، مواد یا موادی از آن به صورت بخشنامه ، اطلاعیه یا دستورالعمل، به کلیه کارکنان یا واحدهای ذی‌ربط ابلاغ می‌گردد.
صورت‌جلسه خلاصه‌ای از مذاکرات، اظهار نظرها و مباحثی است که از یک جلسه اداری یا حضور تنی چند از صاحب‌نظران درباره موضوع معین یا مسائل گوناگون به دست می‌آید.

نکات اساسی که در تهیه صورت‌جلسه باید مد نظر داشت، عبارتند از:

– دستور جلسه به صورت معین و مشخص در صفحه اول درج گردد.

– اسامی کامل اعضاء( ذکر نام و نام‌خانوادگی و عنوان سازمانی اعضاء )

– ذکر ساعت، تاریخ و محل تشکیل جلسه

– امضای کلیه اعضای شرکت‌کننده در جلسه در ستون مربوط ومقابل نام خود

– ذکر صریح نام رئیس، نایب رئیس( در صورت انتخاب ) و دبیر جلسه.

 نحوه تنظیم صورتجلسه

آیین نامه

به طور کلی پس از ابلاغ مصوبه‌ای از طرف دولت یا وزارت‌خانه‌های مربوط جهت اجرا در سازمان‌های ذی‌ربط، تهیه آیین‌نامه الزامی است. بدین ترتیب موارد، مواد و رئوس کلی قوانینی که ابلاغ شده است تفکیک می‌گردد و جهت روشن و واضح شدن هر یک در مقام اجرا، آیین‌نامه‌های گوناگون تهیه می‌شود به عنوان مثال:

پس از تصویب قانون نظام هماهنگ حقوق کارکنان دولت و ابلاغ آن، هر سازمانی در جهت انجام و اجرای آن ملزم به تهیه آیین‌نامه‌های اجرایی داخلی بر اساس آیین‌نامه کلی تهیه شده در سازمان استخدامی کشور گردید.

درتهیه آیین نامه نکات زیر باید رعایت گردد:

– آوردن ضوابط و مقررات اجرایی براساس قانون اصلی( رعایت مفاد اصل قانون )

– وضوح و روشنی و غیرقابل تفسیر بودن

– بررسی و مشخص نمودن ابهامات احتمالی قانون

دستور العمل

با توجه به سطوح سازمانی، دستور‌العمل نامه‌ای است که از بالا به پایین جهت اجرای آیین‌نامه‌های اجرای تهیه، تدوین و ابلاغ می‌گردد. از دستورالعمل‌ها برای ایجاد هماهنگی در روش‌های اجرایی و تغییر و تفسیر و ذکر جزئیات مهم و فرعی و… که قانون به خوبی بدان نپرداخته است، استفاده می‌شود. به عبارتی دیگر:

تعبیر و تفسیرحقوقی و اداری قوانین و مقررات، موجب به وجود آمدن آیین‌نامه‌ها ذکر جزئیات مربوط و نیمه مربوط مواد آیین‌نامه، موجب به وجود آمدن دستورالعمل‌ها می‌شود.